HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG GIAN HÀNG, HỘI CHỢ

Hội chợ là một hình thức quảng bá sản phẩm rất hữu hiệu, không chỉ đưa sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng mà cũng là một cơ hội giúp lan toả thương hiệu. Vậy, làm thế nào để tổ chức các sự kiện, triển lãm, hội chợ thành công và hiệu quả? Voso sẽ hướng dẫn bạn qua các bước dưới đây nhé.

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Cần thiết lập mục tiêu của sự kiện như doanh thu, số lượng nhà cung cấp, số lượng khách hàng mong muốn tiếp cận được hay mục tiêu để lan tỏa thương hiệu.

Bước 2: Tạo kế hoạch tổ chức tổng thể

Các hạng mục cần chuẩn bị bao gồm:

  • Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, chọn vị trí đặt gian hàng. Đảm bảo lựa chọn vị trí thuận lời nhất, nhiều người qua lại, đúng mục tiêu để ra.
  • Tiến hành các thủ tục ký hợp đồng và hành chính của gian hàng. 
  • Nắm rõ các hạng mục mà đơn vị tổ chức yêu cầu/bắt buộc, tránh trường hợp vi phạm yêu cầu của ban tổ chức. Ví dụ: một số hội chợ không cho phép thay đổi Backdrop, trán gian hàng, hoặc một số hội chợ BTC yêu cầu giữ nguyên concept thiết kế về bố cục, màu sắc….
  • Lựa chọn đội ngũ nhân sự: thiết lập danh sách nhân sự sẽ tham gia, công việc cụ thể của từng nhân sự trong các khâu. Đảm bảo hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ. Đảm bảo về mặt đồng phục và nhận diện Voso.
  • Chuẩn bị hạng mục in ấn và thiết kế: Đảm bảo các hạng mục thiết kế đi theo đúng chủ đề của sự kiện. Đảm bảo đúng nhận diện logo, màu sắc của thương hiệu Voso. Tìm kiếm đối tác in ấn uy tín, chú ý đến chất liệu in ấn để cho ra các sản phẩm chất lượng nhất. 

Tham khảo file thiết kế OCOP tại Link

    • Xây dựng kịch bản gian hàng: 
      • Danh mục các sản phẩm sẽ tham gia hội chợ
      • Hoạt động trang trí gian trại: Quầy trưng bày, màn hình Led, Backdrop, Standee…
      • Các hoạt động hoạt náo tại gian hàng như minigame, văn nghệ…Tổ chức tờ rơi, phát radio thu hút khách tham quan. Đảm bảo kịch bản vui vẻ, thu hút người qua lại
      • Hoạt động Livestream trên sàn để kích thích khách hàng. Lên kịch bản, khung thời gian cho từng sản phẩm dịch vụ sẽ thực hiện giới thiệu. Chuẩn bị trước các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và chương trình
      • Hoạt động thu hút Nhà cung cấp: Kịch bản tiếp xúc NCC, quà tặng cho các NCC, chính sách và quyền lợi cho các NCC khi đăng ký trực tiếp tại gian hàng (Nếu có)
      • Kịch bản bán hàng: Xây dựng các chính sách hậu mãi khi khách hàng tham gia mua hàng tại hội chợ. Đảm bảo các nhân sự nắm vững chính sách và giới thiệu cho khách tham quan
  • Kịch bản gian hàng mẫu tại: Chi tiết tại PL02
  • Xây dựng checklist chi tiết các hạng mục cần chuẩn bị trước – trong – sau sự kiện. Trước ngày tổ chức sự kiện, rà soát checklist các hạng mục cẩn chuẩn bị 1 lượt để tránh các vấn đề phát sinh. Checklist chi tiết tham khảo tại PL03
  • Xây dựng kế hoạch kinh phí. Đảm bảo các hạng mục chi phí phù hợp với kế hoạch đề ra.
  • Xây dựng kịch bản hội thảo (Nếu có)
  • Chuẩn bị các tư liệu như Video giới thiệu Voso, video giới thiệu Viettel Post. Phối hợp với phòng Đào tạo truyền thông để sản xuất các tư liệu trình chiếu
  • Kịch bản phát biểu từ ban lãnh đạo, danh sách câu trả lời từ báo chí. Phối hợp với phòng Đào tạo truyền thông để xây dựng kịch bản phù hợp
  • Gửi lại kế hoạch hoàn chỉnh cho phòng Marketing và phòng Đào tạo truyền thông trước 36h tổ chức sự kiện

Bước 3: Tiến hành truyền thông trước sự kiện

  • Trước ngày tổ chức sự kiện, chúng ta cần truyền thông trước 24-48h trên các kênh như nội bộ, social media, pr báo chí, hoặc gửi giấy mời đến các lãnh đạo, tổ chức uy tín, doanh nghiệp trong huyện tỉnh.
  • Phối hợp cùng phòng Đào tạo truyền thông để truyền thông trên các kênh nội bộ và các kênh báo chí
  • Phối hợp cùng phòng Marketing để truyền thông trên các nền tảng Social Media (Facebook, Webside, Noti App)

Bước 4: Tiến hành tổ chức sự kiện

  • Trước khi thực hiện bước này bạn nên khảo sát ý kiến của chủ hoạt động chương trình xem họ có hài lòng vần cần chỉnh sửa chổ nào không phù hợp không. Rà soát lại tất cả các khâu đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng để tiến hành chạy chương trình.
  • Mỗi khâu đã được chuẩn bị hoàn tất và sự kiện hoàn thành thành công hay không là tùy thuộc vào người quản lý tổ chức sự kiện.
  • Khi tiến hành chạy chương trình mọi người cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện công việc nhịp nhàng, hoàn tất theo đúng timeline đã được đề ra.
  • Với nhân sự tại sự kiện:
    • Chào hỏi luôn niềm nở với khách hàng 
    • Giới thiệu về sản phẩm dịch vụ Voso và giải đáp các thắc mắc trực tiếp
    • Tiến hành chơi các minigame, tặng quà miễn phí cho khách hàng
  • Tiến hành truyền thông sự kiện trên mạng xã hội, kênh nội bộ để thu hút thêm người tham gia
  • Phối hợp cùng phòng Đào tạo truyền thông để truyền thông trên các kênh nội bộ và các kênh báo chí
  • Phối hợp cùng phòng Marketing để truyền thông trên các nền tảng Social Media (Facebook, Webside, Noti App)

Bước 5: Hoạt động sau sự kiện

  • Tiến hành truyền thông tổng kết sự kiện trên mạng xã hội, kênh nội bộ, báo chí để lan tỏa thương hiệu Voso. Phối hợp cùng phòng Đào tạo truyền thông để truyền thông trên các kênh nội bộ và các kênh báo chí. Phối hợp cùng phòng Marketing để truyền thông trên các nền tảng Social Media (Facebook, Webside, Noti App)
  • Tiến hành thu dọn đồ đạc, vận chuyển về bưu cục.

Bước 6: Hậu cần và báo cáo

  • Xây dựng kịch bản chăm sóc đại biểu và khách hàng/NCC đã tiếp xúc sau sự kiện.
  • Tiến hành ra soát và làm báo cáo tổng kết sự kiện gửi lên Tổng Công Ty sau 5 ngày kết thúc sự kiện. Đưa ra những điểm tốt và khó khăn để rút kinh nghiệm trong những lần tổ chức sau.